Как всё успеть: 9 принципов эффективного тайм-менеджмента

Сейчас, когда дни проносятся перед глазами, сливаясь в недели и месяцы, умение эффективно управлять своим временем становится ключевым навыком. Мы все ощущаем нехватку времени и стремимся сделать больше за меньшее количество часов. Но как это сделать на практике?

Принцип первый: осознайте свои приоритеты и цели.

Только когда вы понимаете, что для вас важно, вы сможете распределить свое время соответствующим образом. Определите, какие задачи требуют вашего первоочередного внимания, и сконцентрируйтесь на них. Как это сделать? Начать следует с определения главного смысла своей жизни, своего предназначения, призвания или миссии. Если не можете ее точно сформулировать, то начните с очерчивания границ. В какой области вам важно действовать и созидать? Это может быть сфера красоты и эстетики, сфера искусства и творчества, сфера науки и открытий, сфера защиты и опеки, сфера созидательного труда, передачи знаний и др. Вы также можете попробовать составить список «100 вещей, которые я хочу сделать в своей жизни». Есть ещё интересное упражнение: попробуйте представить себя уже очень старым человеком, в конце жизненного пути. Кто Вы? Кто вас окружает? Где вы находитесь? Чего добились?

Если не хотите глобального планирования, то определитесь с ценностями и ближайшими планами на 5 лет, например, закрыть кредиты, закончить магистратуру, сделать ремонт, завести собаку и пр.

Принцип второй: избегайте перегрузки задачами.

Многозадачность — это просто быстрое переключение между задачами. Она выматывает большинство людей. Часто мы берем на себя слишком много дел, что приводит к стрессу и снижению продуктивности. Выделите время для отдыха и релаксации, чтобы восстановить энергию и снять напряжение.

Перегрузка часто возникает из-за неумения видеть себя в будущем. Например, вам предлагают новый заказ или проект, поездку куда-то на следующей неделе/в следующем месяце. И вы соглашаетесь. А потом ещё раз, и ещё раз. И так обрастаете делами. Дело в том, что мы не ассоциируем себя в будущем с собой настоящим. Нам кажется, что в будущем мы — это другой более быстрый и эффективный человек, который легко сделает все дела. Чтобы избежать такой ловушки, попробуйте представить получится ли у вас выполнить новое дело сегодня или завтра. Если нет никаких шансов и желания, скорее всего, и через неделю именно для этого проекта не появится места и времени.

Принцип третий: планирование.

Создайте ежедневный список дел и придерживайтесь его. Помечайте выполненные задачи и переносите невыполненные на следующий день. Это поможет вам организовать свое время и избежать забывания или пропуска важных дел. Для тайм-менеджмента можно использовать красивые бумажные планеры, таблицу Exel, шаблоны в Word, заметки в телефоне, диалог с самим собой в мессенджерах или социальных сетях. И, конечно, мобильные приложения, такие как To Do List, Pomotodo, Trello и их аналоги.

Принцип четвертый: делегирование.

Вы не обязаны делать все сами. Разделите задачи с коллегами или делегируйте их кому-то из своей команды. Домашние дела распределяем между членами семьи. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на самых важных задачах и эффективно использовать свое время. И не забываем о том, что время — деньги. Это значит, что свое время можно выкупить. Это услуги такси, клининга, доставки продуктов на дом, услуги специалистов в разных областях. Да, иногда лучше сэкономить или научиться чему-то самостоятельно, а иногда лучше — заплатить. Как различать эти ситуации? Обратитесь к принципу № 1.

Принцип пятый: использование технологий.

Существует множество инструментов и приложений для управления временем, которые помогут вам планировать, отслеживать и оценивать свою продуктивность, например, forest, ticktime и многие другие. Используйте их, чтобы оптимизировать свою работу и достигнуть больших результатов. Также технологии позволяют нам в 2-5 раз повысить скорость работы и производительность труда. О каких технологиях мы говорим? Например, онлайн-магазины, система умный дом, нейросети, телемедицина.

Принцип шестой:  установка приоритетов.

Оцените каждую задачу по ее значимости и срочности. Разделите их на три категории: важные и срочные, важные, но несрочные, срочные, но неважные. Сначала выполняйте задачи первой категории, затем переходите к остальным. Полезно определиться, а бывают ли в вашей сфере деятельности срочные дела, требующие немедленного реагирования? Есть очень много сфер жизни и профессий, где искусственно создают атмосферу «мы ничего не успеваем, надо было сделать ещё вчера». Иногда это просто способ манипуляции: если нас торопят, то мы легко примем неверное и невыгодное для себя решение. Не позволяйте втягивать себя в суету.

Принцип седьмой: избегайте откладывания дел на потом.

Про прокрастинацию пишут все: тема злободневная. Принимайте решения и воплощайте их в жизнь сразу. Отложенные задачи накапливаются и создают дополнительное беспокойство. Сделайте все, что в ваших силах, чтобы не откладывать выполнение задач. Иначе вас жду авгиевы конюшни. Бывает, что выполнение какого-то дела вызывает неприятные эмоции или у вас нет особой мотивации, но если это дело соответствует принципам № 1 и 6, то ничего страшного. Его можно сделать и без мотивации, и без удовольствия.

Принцип восьмой: гибкость

Планирование для человека, а не человек для планирования. Иногда планы меняются, и важно быть гибким и адаптивным. Умение быстро переключаться между задачами и быть готовым к изменениям поможет вам эффективно использовать свое время. Да, внезапно отменилась встреча, опоздали куда-то, попали в пробку. Всякое бывает. Достаем свой список и беремся за другое дело.

Принцип девятый: воля к смыслу.

Если вы найдете свое «зачем», то преодолеете любое «как».  И время появится.

Тайм-менеджмент — это не просто набор правил и приемов, это стиль жизни. Применяйте эти 9 принципов в своей повседневной деятельности, и вы обязательно обнаружите, что успеваете больше и чувствуете себя более уравновешенным и довольным.