5 главных ошибок в делегировании и как их избежать

Чрезмерный контроль и отсутствие контроля над исполнителем – две главные ошибки в делегировании. Вам помогла эта фраза? Нам нет. А ее пишут.

Почему? Потому, что у термина «делегирование» есть узкое и широкое значение. Узкое ˗ это процесс передачи части функций руководителя подчиненным. Это значит, что делегируют только в пределах корпоративной системы и там как раз очень важно помнить о контроле.

Но на практике делегировать можно и нужно не только владельцам крупных компаний.

Поэтому делегирование в широком смысле — это еще:

• для малого бизнеса – выделение части функций владельца в отдельную должность
• распределение должностных обязанностей
• аутсорсинг – делегирование части функций юридическому лицу
• посредничество
• коллаборации и партнерства с компаниями и фрилансерами
• автоматизация – делегирование функций ботам, CRM, роботам.

И везде нас подстерегают 5 ошибок:

1. Не можем внятно объяснить, что нужно сделать

Хотим передать часть заказа или проекта, но сами смутно представляем структуру. Нет четких требований и стандартов к результату. Простите за народную мудрость: «Без внятного ТЗ, результат…». Но так и есть. Если Вы не дадите четких формулировок, то

а) человек не сможет соотнести свою компетентность и задачу.

б) пойдет по пути наименьшего сопротивления: схалтурит.

На Ваши претензии скажет: «мы так не договаривались, работа выполнена отлично». Вот и весь разговор. Помните, что Вы передаете функцию, а не ответственность.

Что делать:

• у клиента берите четкое ТЗ в письменном виде, а лучше оформляйте как приложение к договору. Потом перешлете исполнителю. Если это Ваш личный проект, не надейтесь на свое красноречие, а напишите все по пунктам.
• никаких голосовых сообщений. Только текстом, чтобы можно было сделать валидацию – галочками отметить, что сделано, что нет. Экономьте свое и чужое время.
• инструкции и методички. Это прекрасная вещь, можете их у нас заказать. Они нужны всем, у кого есть стандарты работы.  Вы можете делать группы, сайты, дома, научные статьи или букеты из колбасы, но, если есть требования, их можно упорядочить. В инструкции включайте шрифт, цвета, используемые речевые обороты, ресурсы, откуда можно брать картинки/тексты, откуда нет. Для журналистов, авторов, редакторов – это необходимо.

2. Делегируем не то что нужно.

Передавать надо стандартную, протяженную во времени и понятную Вам работу. Или работу, которую другие делают лучше Вас. На практике мы часто оставляем это себе, создавая видимость занятости. А стратегически важные задачи, вызывающие тревогу и сопротивление, пытаемся спихнуть. Но Ивану Ивановичу с крупным заказом и грубым голосом звонить должны Вы, а менеджер цены на сайте как-нибудь сам поменяет.

Что делать: разделяйте «эффективную работу» и «занятость». Все монотонные дела, где не проявляются Ваши исключительные сильные стороны, делегируйте. Оставьте себе «эффективную работу» и стратегически важные моменты с высоким уровнем риска.

3. Делегируем в последний момент, когда

— не получается оценить реальные сроки и трудозатраты

— прокрастинируем

— не рассчитали силы

— понадеялись, что сделаем всё сами, но не успеваем / не получается.

— внезапно вспомнили о деле или дело внезапно появилось. Например, срочная поездка и надо купить билеты и забронировать отель.

И начинается, караул, товарищи! Если у нас фирма и есть сотрудники, то срочно с руганью пытаемся спихнуть им. Если нет, то пишем тем, с кем постоянно сотрудничаем. В ночь перед дедлайном. И в ответном сообщении читаем: «извини, я на даче/в гостях/на больничном/все места заняты/в отпуске». Уровень кортизола повышается, впереди либо бессонная ночь, либо удар по репутации.

Что делать:

• к отведенному на работу времени добавляйте + 25 %.
• в начале каждого месяца ищите то, что можно и нужно делегировать заранее. Например, сдачу отчетности, бронирование билетов в командировку.
• получили проект – сразу распределили обязанности, так чтобы остался 0. Все всё должны разобрать. Для этого можно использовать разные сервисы начиная от простых TO DO до сложных Битрикс и Notion.
• используйте метод проектов, про него можно погуглить.
• имейте либо личного помощника с ненормированным графиком, либо обширную сеть знакомых специалистов. И это уже следующий совет.

4. Некому делегировать: нехватка полезных связей

В чатах и группах периодически можно встретить такое: срочно нужен дизайнер, таргетолог. В срочном порядке ищут лектора, методиста, мастера по маникюру на свадьбу. Или доверился якобы специалисту, а он оказался дилетант, а то и вовсе мошенник. Справедливо и для компаний: обязанности есть, а кадров нет. Все вешают на владельца и 1-2 сотрудников. В результате проигрывают все: персонал, клиент и автор всего этого безобразия.

Что делать:

• никогда не ищите исполнителя или сотрудника в последний момент, в стрессе или на бегу.
• сделайте поиск постоянным. Делегирование – это всегда немного про нетворкинг. Хороших сотрудников и фрилансеров надо ценить. Увидели специалиста высокого уровня – познакомьтесь, узнайте про условия, расценки. Или хотя бы в закладки добавьте его страницу, выпишите в ежедневник емайл. И как только появляется подходящая задача личная или клиента, то Вы будете знать, что попадете к профессионалу своего дела. А если он занят? Так у вас же есть целый список. Еще и оформленный в виде таблицы с именами, активными ссылками, услугами и расценками.

5. Не умеем быть гибкими

Делегирование – это еще и про коммуникацию, и психологию поведения. Именно здесь растут ноги у проблемы с контролем, страхом делегирования.

Что делать:

— не обезличивайте, говорите уважительно и по делу, адаптируйте речь и подход в зависимости от характера отношений. С кем-то всегда на Вы и никогда не пишите после 6 вечера, с другими обмениваетесь стикерами с котами.

— будьте щедрыми. Подберите для своего клиента лучшего специалиста, разгрузите сотрудников для нового проекта, заплатите чуть больше положенного. Но это возможно, только если Вы всё будете вовремя делать и заранее ПОСЧИТАЕТЕ БЮДЖЕТ И ПРИБЫЛЬ.

— идите к ситуации win-win. Например, Вам нужен идеальный договор на английском языке. У Вас есть штатный хороший юрист и юрист-фрилансер, который специализируется именно на международных договорах, но берет дорого. Поручите штатному юристу работу по созданию макета договора и заполнению, а юриста-фрилансера пригласите как консультанта для Вас и штатного. Ответственность за результат сохраняете за собой.  Еще пример: делегируйте бухгалтеру бронирование билетов за дополнительный выходной.

— опыт формирует нейронный путь. Если Вас 1-2 раза подвели помощники и подчиненные, то делегировать будет сложно и страшно. Если Вам 1-2 раза попались золотые люди, то Вы можете не проверять работу третьего, который окажется не золотым. Для малого бизнеса, стартапа нет единых правил, как в крупных корпорациях с их KPI. Будьте:

а) проактивными

б) гибкими, не мыслите схемами

в) постоянно изучайте теорию менеджмента и не бойтесь пробовать.

И помните, что делегирование – это только на 60 % управление, на 40 % — это доверительный диалог.