5 главных ошибок в делегировании и как их избежать

Статья опубликована:
Время чтения: 6 мин

Чрезмерный контроль и отсутствие контроля над исполнителем – две главные ошибки в делегировании. Вам помогла эта фраза? Нам нет. А ее пишут.

Почему? Потому, что у термина «делегирование» есть узкое и широкое значение. Узкое ˗ это процесс передачи части функций руководителя подчиненным. Это значит, что делегируют только в пределах корпоративной системы и там как раз очень важно помнить о контроле.

Но на практике делегировать можно и нужно не только владельцам крупных компаний.

Поэтому делегирование в широком смысле — это еще:

  • для малого бизнеса – выделение части функций владельца в отдельную должность
  • распределение должностных обязанностей
  • аутсорсинг – делегирование части функций юридическому лицу
  • посредничество
  • коллаборации и партнерства с компаниями и фрилансерами
  • автоматизация – делегирование функций ботам, CRM, роботам.

И везде нас подстерегают 5 ошибок:

  1. Не можем внятно объяснить, что нужно сделать

Хотим передать часть заказа или проекта, но сами смутно представляем структуру. Нет четких требований и стандартов к результату. Простите за народную мудрость: «Без внятного ТЗ, результат…». Но так и есть. Если Вы не дадите четких формулировок, то

а) человек не сможет соотнести свою компетентность и задачу.

б) пойдет по пути наименьшего сопротивления: схалтурит.

На Ваши претензии скажет: «мы так не договаривались, работа выполнена отлично». Вот и весь разговор. Помните, что Вы передаете функцию, а не ответственность.

Что делать:

  • у клиента берите четкое ТЗ в письменном виде, а лучше оформляйте как приложение к договору. Потом перешлете исполнителю. Если это Ваш личный проект, не надейтесь на свое красноречие, а напишите все по пунктам.
  • никаких голосовых сообщений. Только текстом, чтобы можно было сделать валидацию – галочками отметить, что сделано, что нет. Экономьте свое и чужое время.
  • инструкции и методички. Это прекрасная вещь, можете их у нас заказать. Они нужны всем, у кого есть стандарты работы.  Вы можете делать группы, сайты, дома, научные статьи или букеты из колбасы, но, если есть требования, их можно упорядочить. В инструкции включайте шрифт, цвета, используемые речевые обороты, ресурсы, откуда можно брать картинки/тексты, откуда нет. Для журналистов, авторов, редакторов – это необходимо.
  1. Делегируем не то что нужно.

Передавать надо стандартную, протяженную во времени и понятную Вам работу. Или работу, которую другие делают лучше Вас. На практике мы часто оставляем это себе, создавая видимость занятости. А стратегически важные задачи, вызывающие тревогу и сопротивление, пытаемся спихнуть. Но Ивану Ивановичу с крупным заказом и грубым голосом звонить должны Вы, а менеджер цены на сайте как-нибудь сам поменяет.

Что делать: разделяйте «эффективную работу» и «занятость». Все монотонные дела, где не проявляются Ваши исключительные сильные стороны, делегируйте. Оставьте себе «эффективную работу» и стратегически важные моменты с высоким уровнем риска.

  1. Делегируем в последний момент, когда

– не получается оценить реальные сроки и трудозатраты

– прокрастинируем

– не рассчитали силы

– понадеялись, что сделаем всё сами, но не успеваем / не получается.

– внезапно вспомнили о деле или дело внезапно появилось. Например, срочная поездка и надо купить билеты и забронировать отель.

И начинается, караул, товарищи! Если у нас фирма и есть сотрудники, то срочно с руганью пытаемся спихнуть им. Если нет, то пишем тем, с кем постоянно сотрудничаем. В ночь перед дедлайном. И в ответном сообщении читаем: «извини, я на даче/в гостях/на больничном/все места заняты/в отпуске». Уровень кортизола повышается, впереди либо бессонная ночь, либо удар по репутации.

Что делать:

  • к отведенному на работу времени добавляйте + 25 %.
  • в начале каждого месяца ищите то, что можно и нужно делегировать заранее. Например, сдачу отчетности, бронирование билетов в командировку.
  • получили проект – сразу распределили обязанности, так чтобы остался 0. Все всё должны разобрать. Для этого можно использовать разные сервисы начиная от простых TO DO до сложных Битрикс и Notion.
  • используйте метод проектов, про него можно погуглить.
  • имейте либо личного помощника с ненормированным графиком, либо обширную сеть знакомых специалистов. И это уже следующий совет.
  1. Некому делегировать: нехватка полезных связей

В чатах и группах периодически можно встретить такое: срочно нужен дизайнер, таргетолог. В срочном порядке ищут лектора, методиста, мастера по маникюру на свадьбу. Или доверился якобы специалисту, а он оказался дилетант, а то и вовсе мошенник. Справедливо и для компаний: обязанности есть, а кадров нет. Все вешают на владельца и 1-2 сотрудников. В результате проигрывают все: персонал, клиент и автор всего этого безобразия.

Что делать:

  • никогда не ищите исполнителя или сотрудника в последний момент, в стрессе или на бегу.
  • сделайте поиск постоянным. Делегирование – это всегда немного про нетворкинг. Хороших сотрудников и фрилансеров надо ценить. Увидели специалиста высокого уровня – познакомьтесь, узнайте про условия, расценки. Или хотя бы в закладки добавьте его страницу, выпишите в ежедневник емайл. И как только появляется подходящая задача личная или клиента, то Вы будете знать, что попадете к профессионалу своего дела. А если он занят? Так у вас же есть целый список. Еще и оформленный в виде таблицы с именами, активными ссылками, услугами и расценками.
  1. Не умеем быть гибкими

Делегирование – это еще и про коммуникацию, и психологию поведения. Именно здесь растут ноги у проблемы с контролем, страхом делегирования.

Что делать:

– не обезличивайте, говорите уважительно и по делу, адаптируйте речь и подход в зависимости от характера отношений. С кем-то всегда на Вы и никогда не пишите после 6 вечера, с другими обмениваетесь стикерами с котами.

– будьте щедрыми. Подберите для своего клиента лучшего специалиста, разгрузите сотрудников для нового проекта, заплатите чуть больше положенного. Но это возможно, только если Вы всё будете вовремя делать и заранее ПОСЧИТАЕТЕ БЮДЖЕТ И ПРИБЫЛЬ.

– идите к ситуации win-win. Например, Вам нужен идеальный договор на английском языке. У Вас есть штатный хороший юрист и юрист-фрилансер, который специализируется именно на международных договорах, но берет дорого. Поручите штатному юристу работу по созданию макета договора и заполнению, а юриста-фрилансера пригласите как консультанта для Вас и штатного. Ответственность за результат сохраняете за собой.  Еще пример: делегируйте бухгалтеру бронирование билетов за дополнительный выходной.

– опыт формирует нейронный путь. Если Вас 1-2 раза подвели помощники и подчиненные, то делегировать будет сложно и страшно. Если Вам 1-2 раза попались золотые люди, то Вы можете не проверять работу третьего, который окажется не золотым. Для малого бизнеса, стартапа нет единых правил, как в крупных корпорациях с их KPI. Будьте:

а) проактивными

б) гибкими, не мыслите схемами

в) постоянно изучайте теорию менеджмента и не бойтесь пробовать.

И помните, что делегирование – это только на 60 % управление, на 40 % – это доверительный диалог.

Admin
Все для онлайн-курсов, экспертов, педагогов вузов и школ.
Подписаться на рассылку

Читайте также:

Как развивать навыки общения ребенка?

Общение – это то, что формирует личность человека, то, что определяет нашу социальную природу. НавыкиЧитать дальше…

онлайн консультация Консультация педагога психолога для родителей онлайн

Сегодня, когда существует высокий риск заражения коронавирусной инфекцией, всю большую популярность набирают дистанционные виды деятельности.Читать дальше…

Электронные услуги в сфере образования

Цифровизация охватывает все сферы общественной жизни. В своей деятельности люди все больше полагаются на электронныеЧитать дальше…